【ルーチン作業のリスト化・習慣化～楽になるため～】

＜目次＞

• 毎月のルーチン作業をリスト化・習慣化
• 毎月、どのタイミングでやるか
• リストを追加して工夫

写真：弊社の月初作業リスト①

毎月のルーチン作業をリスト化・習慣化

事業をしていると、
毎月、毎回、
やらなければならないコトが必ずあります。
毎月、請求書を発行する。
毎月、〇〇日に振込をする。
毎月、通帳を記帳する。
毎月、帳簿を処理する。
毎月、在庫状況をチェックする。
などなど、
事業の種類によって
さまざまな毎月のルーチン作業があります。

私自身、独立当初は、
この毎月やらなければならない
ルーチン作業に漏れがあり、
通常業務の後追いで作業をしていたため、
後手に回っていた時期がありました。
その分だけ、夜な夜な仕事をして、
時には休み返上で処理をするコトに
追われていました。

開業時は、
確実に改善しなければならない、
必須の内容です。

先ず、日々の仕事に追われて、
後回しになっていたルーチン作業の
洗出しをしました。
とにかく何でもイイです、
ルーチン作業を1か月間徹底的に「メモする」です。
私は、B5ノートを準備して、直ぐにメモしていました。
B5ノートはカバンに入れて邪魔にならないので、
便利です。

ルーチン作業だけでなく、
お客様との内容についても
メモするのもイイかもしれません。
後で見返して、
次の業務に役立てるコトもできます。

まずは、これらのメモを10日間の3つに区切って、
1日・11日・21日に行う作業をリスト化しました。
ルーチン作業のリスト化です。

次のステップは、
このリスト化された一連の作業を習慣にするコトです。
必ず、1日・11日・21日に時間を作って
リストの作業をするという習慣を身につけるには、
それなりの期間が必要です。
日々の仕事に流されずに習慣に身につけるために、
やはり休日返上でも必ずやるように努めました。
リスト化するだけでは、改善されません。

必ず習慣にするところまで、必須で、重要です。

リスト化し、
習慣化するコトで、
ルーチン作業の漏れがほぼ無くなりました。

毎月、どのタイミングでやるか

リスト化されたルーチン作業にも、
作業のタイミングがあります。

請求書の作成は、
必ず締日以降にするため、
締日にできれば理想です。
しかし、いざ請求書を作成しても、
請求金額に漏れがあれば
修正しなければなりません。
そのため、請求書を作成する日と
請求内容をチェックする日を
それぞれ1日設けて、
請求金額に漏れが無いように
（再発行するコトの無いようにする）
2日間かけています。

支払に関しては、
支払うリストを作成し、
まとめて支払日に全部処理します。
支払の請求書は
都度都度「支払リスト」に追加し、
そのあと書類は「処理済みの箱」に入れます。
ここでも支払漏れが無いように
リスト化（振込依頼書の作成）します。

このように、
請求締日や支払日など、
各ルーチン作業をする日が決まってきます。
各ルーチン作業には、
処理をするタイミングがあるため、
そのタイミングに全て処理できるように、
「準備としてのリスト化」をするコトで、
確実に処理できるようになります。

リストを追加して工夫

「ルーチン作業の大まかなリスト化」、
「各作業の詳細なリスト化」の
二段階で漏れが無くなります。
せっかく作ったこれらのリストを
更に工夫して、
より便利に使用したいものです。

私の場合は、
このリストをExcelで管理しています。
ショートカットキー操作やハイパーリンクなどの
Excelの機能を使用すると便利です。

Excelには色々な便利機能が付いているので、
リストと便利機能を組み合わせるコトで
時間の短縮（操作の短縮）ができます。
これも一つの工夫です。

例えば、
請求書（Excelで作成）を作成する日が来た場合、
請求書のExcelファイルを開くように
ハイパーリンクを設定して、
ボタン一つで、
請求書を起動するコトができます。
わざわざ、フォルダを開く必要がありません。
（請求書のExcelファイルまでたどり着く）

また、月次だけでなく年間リストを作成するコトで、
年賀状の準備をいつするか、
年末調整の準備をいつするか、
などもリストに入れています。
リスト化するコトで見える化し、
事前に準備でき、
処理するタイミングを計画でき、
さらに時間的・気分的な余裕にもつながってきます。

ルーチン作業のリストは、人それぞれで違います。
自分独自のルーチン作業リストを
作成してみるコトをお勧めします。

漏れがない＝楽になる＝時間の余裕が生まれる、
は成立します。

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