Excelで現金出納帳を作成

2024年6月24日 2024年7月10日

広島市の税理士　古賀

飲食店や小売店など、日々現金の入出金は
現金出納帳を付けているのではないでしょうか。
ほぼ毎日の作業のため、できるだけ手間・暇・時間がかからない方法で
処理できれば、「店休日」が本当の意味で「休息日」になります。
ノートなどの紙で管理していた現金出納帳をExcelで管理して、
どのように変わったか、実際にどのように管理したらいいのか？を解説します。

＜目次＞

なぜ紙による帳簿からデータ（Excel）にしたのか
紙からExcelデータへ変更（全体像）
各部分のExcelの設定（詳細設定）
ちょっとした工夫で「目標（基準）」を意識

現金出納帳を管理

紙からExcelへ変更

なぜ紙による帳簿からデータ（Excel）にしたのか

飲食店のお客様のお話です。

このお客様は、事業立ち上げ当初はノートで現金出納帳の帳簿をつけていました。
50歳過ぎてからの独立開業であり、また、料理人として日々技術を磨いていて
パソコンを触ることも職業柄ほとんどありませんでした。
当然、ノートで現金出納帳の帳簿をつけようと考えたわけです。

しかし、日々の売上や仕入れなどの帳面付けは、開業後初めてやる処理のため、
それなりの手間・ひま・時間がかかっていました。

開業当初は、
「お店として今後継続してやっていけるか」という不安もありますので、
常にお店を開けていて、お休み（店休日）が1日もありませんでした。
約3ヶ月が経過した頃、お店が軌道に乗ったと判断できた（安心できた）ので、
お休み（店休日）を設けるようにしました。
そうしないと、ご本人の体調を崩してしまいかねなかったからです。

このお休み（店休日）は、体を休めるための日で、
そういう意味では「休息日」だったはずでした。
しかし、日々の仕事が忙しくなり、せっかくの休みの日に
現金出納帳をつけていらっしゃるという事実を知りました。

「休息日」が「休息」でない状態です。

休みの日は休んでいただきたいと思い、何か方法がないか模索し、
IPadを使って現金出納帳をつけるという方法に切り替えました。

この方法により、現金出納帳を作成する処理の時間は５分から７分ぐらいで、
週末にかけて食材の仕入れが多い時でも１０分ぐらいで処理が完了します。

現金出納帳をその日の終わりに処理して、
「休息日」は本当の休息ができるようになりました。

今まで手書きで書いていた時間が、
確実に効率化され短時間で処理が済んだ事例です。

では、実際に、現金出納帳をどのようにノート（紙による記入）からExcelに変更したかを次に説明します。
パソコンでExcelの各種設定を行います。

ここでは、iPadの保存方法や同期の仕方については、
別途ブログ記事にしたいと思います。
タッチペンを使って入力する方法なので、
スマートフォン感覚で入力が完了するので、
パソコンが苦手な人でもスムーズに処理できます。

紙からExcelデータへ変更（全体像）

まずは、Excelデータの全体像についてご理解して頂き、
次の章で詳細に設定内容を説明いたします。

現在、実際に使用している現金出納帳で、書式の完成形が下記の画像になります。

個人事業主のため、1月から12月までの現金出納帳の入力シートがあります。
日々処理をするのは、この各月のシートです。

縦欄には、
ナンバー（№）、日付、取引先名、各項目の金額、現金残高、備考欄
となっています。
画像では見えませんが、この内容を300行設定しています（№が300まで設定）。

現金出納帳として各月の入力部分は、下の画像のように、
日付、取引先名（リストから選択）、各項目の金額になります。

一番右側にあるのは取引先名のリストを設定したシートで、
入力操作を簡単にするために別シートに設定しています。
（次の章で設定方法を説明します。）

下の画像は、取引先名のシートの中身になります。

取引先名の横には、参考として各勘定科目の名前を設定しています。

この取引先名を各月の入力シートでリスト表示します。
下の画像は、取引先名を入力するためにリスト表示させた状態です。

取引先名を別シートで設定・管理することで、
表示させるリストを、簡単に追加・削除ができるようにしています。

各部分のExcelの設定（詳細設定）

001：Excelの関数を設定する

まずは、「売上高」「材料仕入高」「消耗品費」「その他」の
項目の下にある合計金額にExcel関数を設定します（①の部分）。
取引金額を入力したら、自動で各項目の合計金額に反映させます。

「売上高」の下の部分には「＝SUM(D7:D306)」と設定します。
これは、「売上高」の列（D列）の７行目から３０６行目まで
入力された金額を集計するという意味です。

同じように、「材料仕入高」の下の部分には「＝SUM(E7:E306)」と設定します。
「材料仕入高」の列は「E列」なので、
「売上高」と違って「D」が「E」になっています。

「消耗品費」の下の部分には「＝SUM(F7:F306)」、
「その他」の下の部分には「＝SUM(G7:G306)」に設定します。

現金の残高の部分（②の部分）も簡単なExcel関数を設定します。
「現金残高」直ぐ下の部分（画像では6万円の部分）は、
月初の実際の現金残高を入力します。

「№」の「１」の行で、「現金残高」の部分（55,000円と表示されているところ）に、
「=H6＋D7ーE7ーF7ーG7」（すべて半角）で入力します。
これは、「H6」の月初の「現金残高」に「D7（売上高）」をプラスし、
「E7（材料仕入高）」と「F7（消耗品費）」と「G7（その他）」を
マイナスするという意味です。

この設定したこの部分（セル）をコピーし、306行まで範囲指定して貼付けます。
7行目から306行目までズレながら（スピル機能）、計算式が設定されます。

002：取引先名のリストを設定（この機能が重要！）

各月の入力シートの取引先のところにリスト表示させるため、
各月シートの取引先名を入力する部分（セル）を選択します。
この部分にExcelの「データの入力規則」という機能を使います。

下の画像のように、「データ」タブ➡「データツール」➡「データの入力規則」➡「データの入力規則（V）」を選択します。
すると、「データの入力規則」の設定画面が表示されます。

「データの入力規則」の設定画面では、
「設定」、「エラーメッセージ」、「日本語入力」のタブを設定します。

まずは、「設定」のタブです（下の画像を参照）。

「設定」のタブ（①の部分）では、
「条件の設定」の「入力値の種類（A）」は「リスト」を選択（②の部分）します。

「空白を無視する（B）」と「ドロップダウン　リストから選択する（I）」のチ
ェックボックスをいれます（③の部分）。
こうすることで、表示されるリストからしか選択できません。
リストに無い取引先の場合は、リストに「その他取引先」を設定しているので、
これを選択して使います。

「元の値（S）」には、画像のように「＝取引先名!$B$2:$B$54」と入力します。
取引先名だけは全角で入力し、それ以外はすべて半角で入力します。

この設定は、取引先名のシートのB2からB54までを
リストとして選択・表示させるという意味です。
リストの取引先名が増え100事業所になった場合は、B54をB101に変更します。

ここで、Excel関数の「元の値（S）」に入力するそれぞれの意味について、
「=」（イコール）は、キーボードのゼロの横にあります（Excel関数を入れる）。
「!」（ビックリマーク）は、「Shift」を押しながら「１」を押します（シートを指定する機能）。
「$」（ドルマーク）は、「Shift」を押しながら「４」を押します（Excelの絶対参照という機能）。
「:」（コロン）は、通常「L」の右二つ隣にあります（セルとセルの間をつなげる）。

「:」は「;」（セミコロン）とは違いますので間違えないようにしてください。

次は、「エラー　メッセージ」のタブです（⑤の部分）（下の画像を参照）。